无论任何人在阅读书函后及回信之前都会作一番思索，因此，如果上午拆阅该信函后，可以下午再写回函。另外，许多标识设计公司领导在阅读信函后经常在信得空白处写下其重点与提示，如此，当秘书阅读该信函后，就可依照上司的指示正确地书写回函而不致出纰漏。

        写回函时，亦需注意5W1H原则。所谓5W是“Who，Where，Why，When，What”而1H就是“How”。另外，还需注意书函本身文词的语气，切忌使信函变成官样文章而忽略亲善性。在书写时，尽量使对方能产生亲切感，当然也需有其限度，但是至少需使对方再读信时能产生知交的感觉。一封温暖亲切的信不仅可给对方留下良好的印象，亦具有开启对方心扉的魔力。

       许多标识设计公司领导对于如何表达以及所使用的形式，往往心怀恐惧！其实这是可以克服的，只要以诚信之心且运用正确的言词即可，但是切勿过分注意文法、标点符号、繁缛的华丽辞藻。否则，将使本末倒置而不知根本所在。