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如何巧妙而有效地安排工作？

Post by hotelvi, 2013-9-13, Views:

许多有名的标识设计公司领导对其每天的时间能巧妙而有效地安排，配合当事者的作业，必定拔出一段时间来处理信函工作，当然，它包含拆阅与回信两项。

无论任何人在阅读书函后及回信之前都会作一番思索，因此，如果上午拆阅该信函后，可以下午再写回函。另外，许多标识设计公司领导在阅读信函后经常在信得空白处写下其重点与提示，如此，当秘书阅读该信函后，就可依照上司的指示正确地书写回函而不致出纰漏。

写回函时，亦需注意5W1H原则。所谓5W是“Who，Where，Why，When，What”而1H就是“How”。另外，还需注意书函本身文词的语气，切忌使信函变成官样文章而忽略亲善性。在书写时，尽量使对方能产生亲切感，当然也需有其限度，但是至少需使对方再读信时能产生知交的感觉。一封温暖亲切的信不仅可给对方留下良好的印象，亦具有开启对方心扉的魔力。

许多标识设计公司领导对于如何表达以及所使用的形式，往往心怀恐惧！其实这是可以克服的，只要以诚信之心且运用正确的言词即可，但是切勿过分注意文法、标点符号、繁缛的华丽辞藻。否则，将使本末倒置而不知根本所在。

一封成功的商业书信必定是前后一致、贯彻主张的。所以，书写之前应先在脑中将所决定的重点作一整理，思索如何表达以掌握对方的心理。最理想的方式是设身处地站在对方的立场来考虑，并以对方的立场自问：“是否对我有利？”“是否有强烈吸引我之处？”“如对方有所征询，我是否该回话？”等等。

如内容大纲已确定，则必已检讨自己的见解与要传达的要点，而有关如何提笔书写之事，心中必已有概念了，接着是收集资料以加强自己的主张。

试用前述介绍的要点来书写信函将会发现其功效惊人，能恰当地引起对方的注意。但人脑并非如电脑般可一次处理许多资料，所以，勿一次交代太多事件，以免降低效率。有时接受你的回函者，并非仅限于相关人士，为顾及一般人阅读，应极力避免运用艰深滞涩、模凌两可的词句。此外，文章本身太过冗长时，应分成数段以帮助对方阅读。若文章本身太过于冗长繁琐、不知重点所在，或找不到主语者，都是书写的一大败笔。

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